Track: Manajer Proyek TI (PMO), Komite Pengarah TI, Direksi.
Setiap proyek TI signifikan (anggaran > Rp 500 juta, atau berdampak ke sistem core) sebaiknya melewati empat gate review sebelum dianggap selesai. Tujuan: memastikan keputusan investasi terstruktur, bukan persetujuan emosional.
Gambaran Empat Gate
Tabel TK3.1 Gambaran Empat Gate
| Gate | Nama | Pertanyaan Inti | Output Keputusan |
|---|---|---|---|
| G0 | Concept Approval | Apakah masalah ini layak dipecahkan dengan TI? | LANJUT ke studi kelayakan / TUNDA / TOLAK |
| G1 | Business Case Approval | Apakah investasi ini worth it? | DANAI / DANAI BERTAHAP / TOLAK |
| G2 | Solution & Vendor Approval | Apakah solusi dan vendor yang dipilih tepat? | LANJUT ke implementasi / REVISI / RFP ULANG |
| G3 | Go-Live Readiness | Apakah siap go-live? | GO / NO-GO / GO BERTAHAP |
Setelah go-live, satu checkpoint tambahan: Benefit Realization Review 6 sampai 12 bulan kemudian.
Formulir G0 - Concept Approval
Nama Proyek: _____________________________ Sponsor (Direksi): _____________________________ Project Manager: _____________________________ Tanggal: _____________________________
1. Masalah yang Dipecahkan
Deskripsikan dalam 3 kalimat: (a) apa masalahnya, (b) siapa yang terdampak, (c) berapa besar dampaknya jika tidak ditangani.
2. Alternatif yang Dipertimbangkan
- Tidak melakukan apa-apa (do nothing baseline)
- Perbaikan proses non-TI
- Upgrade sistem eksisting
- Implementasi sistem baru
- Outsourcing layanan
3. Estimasi Awal (sangat kasar)
- Anggaran perkiraan: Rp ____ juta sampai Rp ____ juta
- Waktu perkiraan: ____ sampai ____ bulan
- Tim yang dibutuhkan: ____ orang
4. Risiko Konseptual
Tiga risiko terbesar jika konsep ini dijalankan:
Keputusan Komite: ☐ LANJUT ke G1 (studi kelayakan) ☐ TUNDA ☐ TOLAK
Tanda Tangan: _____________________________________________
Formulir G1 - Business Case Approval
Nama Proyek: _____________________________ Tanggal Review: _____________________________
1. Tujuan dan Manfaat
- Tujuan strategis (1 kalimat): _________________________
- Quantifiable benefit (per tahun, post-implementasi): Rp _______
- Non-quantifiable benefit (3 poin): __________________________
2. Biaya dan Anggaran
Tabel TK3.2 Formulir G1 - Business Case Approval
| Komponen | CapEx | OpEx (tahunan) |
|---|---|---|
| Lisensi & software | Rp ___ | Rp ___ |
| Hardware & infrastruktur | Rp ___ | Rp ___ |
| Implementasi & konsultan | Rp ___ | – |
| Training & change management | Rp ___ | – |
| Maintenance & support | – | Rp ___ |
| Total | Rp ___ | Rp ___ |
3. Analisa Keuangan
- Payback period estimasi: ____ bulan
- ROI 3 tahun estimasi: ____ %
- NPV 5 tahun (discount rate ___ %): Rp ____
4. Risiko Bisnis
Tiga risiko utama dan rencana mitigasi:
Tabel TK3.3 Formulir G1 - Business Case Approval
| Risiko | Likelihood (1-5) | Dampak (1-5) | Mitigasi |
|---|---|---|---|
5. Kepatuhan Regulasi
Regulasi yang terkait: ☐ UU PDP ☐ UU ITE ☐ SPBE ☐ PSTE ☐ Sektoral PUPR ☐ Lainnya: _____
6. Komitmen Stakeholder
- Direksi sponsor: _____________________ (TTD)
- Pemilik bisnis (user): _____________________ (TTD)
- CIO/Kepala Divisi TI: _____________________ (TTD)
Keputusan Komite: ☐ DANAI ☐ DANAI BERTAHAP ☐ REVISI ☐ TOLAK
Formulir G2 - Solution & Vendor Approval
Nama Proyek: _____________________________ Tanggal Review: _____________________________
1. Solusi yang Dipilih
- Build, Buy, atau Partnership: ____________
- Vendor terpilih: _____________________
- Alasan pemilihan (3 poin): __________________________
2. Vendor Assessment
Tabel TK3.4 Formulir G2 - Solution & Vendor Approval
| Kriteria | Skor (1-5) | Catatan |
|---|---|---|
| Stabilitas finansial vendor | ||
| Track record di sektor utilitas | ||
| Kemampuan support lokal | ||
| Kepatuhan keamanan & regulasi | ||
| Data residency Indonesia | ||
| Exit strategy / data portability |
3. Arsitektur Solusi
Diagram arsitektur tinggi-level: [lampirkan]
Integrasi dengan sistem eksisting: ____________________
4. Kontrak - Klausul Kritis
- SLA terdefinisi dengan penalty clause
- Data Processing Agreement untuk UU PDP
- Source code escrow (jika proprietary)
- Termination clause yang melindungi BUMD
- Audit right untuk auditor internal/eksternal
Keputusan Komite: ☐ LANJUT ke implementasi ☐ REVISI kontrak ☐ RFP ULANG
Formulir G3 - Go-Live Readiness
Nama Proyek: _____________________________ Tanggal Target Go-Live: _____________________________
Checklist Kesiapan
- User Acceptance Testing (UAT) selesai dengan sign-off bisnis
- Data migration tested dan diverifikasi
- Backup procedure tested
- Rollback plan terdokumentasi dan tested
- Training user selesai (minimal 80% target user)
- Documentation lengkap (user manual, admin guide)
- Support agreement aktif (vendor + tim internal)
- Monitoring tools aktif
- Cutover plan dengan timeline detil
- Communication plan ke semua stakeholder
Risiko Sisa
Tiga risiko paling besar pada saat go-live:
- _________________________________ → Mitigasi: ___________
- _________________________________ → Mitigasi: ___________
- _________________________________ → Mitigasi: ___________
Keputusan Komite: ☐ GO ☐ NO-GO (alasan: _____) ☐ GO BERTAHAP (rollout plan: _____)
Benefit Realization Review (6-12 bulan post Go-Live)
Aktual vs Target Business Case:
Tabel TK3.5 Benefit Realization Review (6-12 bulan post Go-Live)
| Metrik | Target G1 | Aktual | Variance | Catatan |
|---|---|---|---|---|
| Pengguna aktif | ||||
| ROI 1 tahun | ||||
| Penghematan biaya | ||||
| Peningkatan kepatuhan | ||||
| User satisfaction |
Lesson Learned untuk Proyek Berikutnya:
Catatan akses: Format ini adaptasi dari praktik stage-gate process (Cooper, 1990) dan PRINCE2 / PMI standards. Disesuaikan untuk konteks BUMD Indonesia.
Disclaimer: Template ini adalah starting point. Setiap organisasi disarankan menyesuaikan dengan tata kelola proyek internal yang sudah ada (kalau ada), dan dengan format dokumen standar di lingkungan BUMD masing-masing.